Quý Vị Có Biết Vài Quy Tắc Của Mail Không?

Tai nạn mail lại vừa xảy ra cho tôi !

Chuyện thế này: tôi rất bận bịu với nhiều thứ linh tinh nên khi nói chuyện chính thức với một vài người, vd Lan Cúc Đào, về một vấn đề nào đó, thì tôi để Lan hay (Lan, Cúc, Đào)  ở TO.

Đôi khi tôi hay để thêm một hay vài người Trúc-Sơn-Quốc (có liên quan đến vấn đề) cùng xem vấn đề, nhưng 2 nhóm không biết nhau nên tôi để (Trúc-Sơn-Quốc)  ở BCC.

Tai nạn sẽ xảy ra khi nhóm ở BCC, ví dụ ông Sơn “dấm dớ”,  đọc “xớn xác” rồi reply “xớn xác” nghĩa là thay vì chỉ REPLY cho Sender (là Tôi) mà thôi, thì ông này RELY ALL.  Mấy mợ Lan, Cúc, Đào sẽ “bật ngửa” ra mà “bối zối” vì chả hiểu tại sao mấy mợ đang nghe mợ Lan Chi bàn luận về cái đẹp “thổ tả’ của mấy tên đàn ông Ả rập, lại chui ở đâu ra cái cậu Sơn ấm ớ nào đó cũng nhào ra bàn loạn!

Khổ quá, trước khi reply xin quý ông bà cậu, mợ, cô, dì, chú, bác làm ơn coi mình Where? Nếu ở BCC thì tuyệt đối cấm, cấm, cấm không được REPLY ALL!

Muốn biết mình  ở bcc hay không hả? Trời ơi, khi nhận chính thức thì Sơn dấm dớ sẽ thấy tên mình ở To, đúng không nào? Còn nhận không chính thức, tức bcc, thì Sơn dấm dớ chỉ nhìn thấy 3 mợ Lan-Cúc-Đào ở To, còn tên mình…thì chả thấy đâu cả. Zậy thôi. Muốn biết bcc là sao thì quý vị cứ thử gửi cho một địa chỉ mail khác của mình coi?

Một tai nạn khác mà tôi rất không ưa là khi chuyển tiếp rộng rãi, vài người đã không chịu khó “delete” cái tên và địa chỉ bạn mình. Lý do: nếu người nhận lại chuyển tiếp cho group của họ thì có phải địa chỉ mail bị lộ tùm lum  không? Chúng ta chỉ không “delete” địa chỉ “sender” khi mình gửi trong nhóm nhỏ mà mọi người biết nhau rồi.

Một tai nạn khác là nhiều vị vội vàng hay chuyển tiếp mail mà không “delete”bởi những cái mail đầu tiên . Điều này sẽ làm: 1)  mail dài như sớ táo quân, 2) đôi khi làm lộ điều gì đó trao đổi trong nhóm nhỏ ở vài mail đầu tiên.

Hay nhất là khi reply thì:

-Nếu không cần thiết, hãy delete hết nội dung trong mail từ sender, chỉ “quote’ câu nào của đương sự mà mình muốn trả lời rồi gõ câu trả lời của mình ở ngay dưới câu “quote” đó.
-Với những mails có nhiều hình ảnh mà cứ reply đi reply lại rất mất thì giờ nếu để nguyên. Xin hight ligh hay CTrl A ( phím tắt, quý bô lão nhớ dùm, là chọn tất cả) rồi delete hết đi trước khi gõ trả lời.
-Cũng có thể chọn option trong mail  là khi reply thì “ không include nội dung mail từ sender”. Cách này có bất lợi là lắm khi mình muốn giữ để trả lời point to point..
Hoàng Lan Chi 2013

This entry was posted in Tạp Ghi. Bookmark the permalink.